Wenn der Kunde nicht zahlt – Tipps für Selbstständige

Die Vorteile von Selbstständigkeit sind vielfältig.

  • Sein eigener Chef sein
  • Die Zeit frei einteilen können.
  • Die eigenen Ideen verwirklichen können

Bei allen Chancen birgt die Selbstständigkeit jedoch auch jede Menge Risiken und Verantwortung . Nicht selten scheitert der Traum am Geld, weil Kunden und Geschäftspartner Rechnungen spät oder gar nicht bezahlen. Für Unternehmer können Außenstände zum echten Problem werden. Was können Sie als Selbstständiger machen, wenn Kunden offene Rechnungen nicht fristgerecht zahlen?

Fehlende Zahlungen schmälern Ihre Liquidität

Wenn sich offene Rechnungen anhäufen und Kunden nicht zahlen wollen, kann das für Freiberufler und Kleinunternehmer rasch zum Problem werden. Im schlimmsten Fall führen die Außenstände sogar zur eigenen Zahlungsunfähigkeit. Darum sollten sich die Geld-Zu- und -Abflüsse immer in zeitlicher Balance befinden. In kleinen und großen Unternehmen müssen ausreichend finanzielle Mittel vorhanden sein, um die eigenen Verbindlichkeiten fristgerecht bezahlen zu können. Zahlungsunwillige Kunden können dieses Gleichgewicht erheblich ins Wanken bringen, sodass die eigene Liquidität darunter zu leiden beginnt.

Zahlungsunwillige Kunden verursachen Stress und Kosten

Es kann durchaus einmal vorkommen, dass ein Kunde vergisst eine Rechnung zu bezahlen. Diese Rechnungen werden in der Regel nach einer Zahlungserinnerung innerhalb kürzester Zeit beglichen. Oftmals haben in Zahlungsverzug kommende Kunden jedoch durchaus kreative Rechtfertigungen parat.

Die häufigsten Ausreden, die fast jeder Unternehmer schon einmal gehört hat, sind:

 

„Ich habe die Zahlung gestern vorgenommen.“

„Leider habe ich noch gar keine Rechnung bekommen.“

„Oje, die E-Mail ist wohl im Spam Ordner gelandet.“

„Ich war die letzten 2 Wochen nicht da.“

„Ihre Arbeit ist noch gar nicht fertig, die Rechnung ist nicht fällig.“

„Da muss ein Computerfehler bei meiner Internetüberweisung vorliegen.“

„Ich kann erst bezahlen, wenn mein Kunde bezahlt hat.“

Für Sie als Unternehmer bedeutet all das mehr Aufwand und höhere Kosten. Das Eintreiben offener Forderungen bindet Ressourcen, die Sie sonst für Ihr Kerngeschäft verwenden könnten. Damit es nicht zu Zahlungsausfällen kommt, lohnt es sich bereits im Vorfeld vordefinierte Arbeitsprozesse aufzubauen und auf ein gutes Forderungsmanagement zu achten.

Vordefinierte Arbeitsprozesse erleichtern das Forderungsmanagement

Nicht immer liegt Zahlungsunwille vor, wenn ein Kunde nicht fristgerecht bezahlt. Bleiben Sie bei Ihren Zahlungserinnerungen daher zunächst immer freundlich und professionell, schließlich möchten Sie die Geschäftsbeziehung aufrechterhalten. Konsequentes Nachhaken ist trotzdem erforderlich, damit Sie zu Ihrem Geld kommen. Erfahrungsgemäß sollten Sie nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, da Rechnungen umso unwahrscheinlicher bezahlt werten, je mehr Zeit vergeht. Als besonders hilfreich haben sich vordefinierte Arbeitsprozess erwiesen. Beispielweise könnte dies folgendermaßen ablaufen:

  1. Höfliche Zahlungserinnerung
  2. Mahnung mit einer Zahlungsfrist von 7 Tagen
  3. Telefonische Kontaktaufnahme oder das Schicken einer E-Mail mit einer Erklärung der potenziellen Konsequenzen sowie des Mahnverfahrens
  4. Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens
  5. Beauftragung des Gerichtsvollziehers sobald der Vollstreckungsbescheid vorliegt

 Gerichtliches Mahnverfahren – Anwalt beauftragen oder selbst einleiten?

Selbstständige und Freiberufler können das gerichtliche Mahnverfahren selbst betreiben oder auch einen Anwalt einschalten. Besonders bei kleineren Forderungen stehen die Kosten eines Anwalts meistens nicht im lohnenswerten Verhältnis. Viele Selbstständige und Kleinunternehmer wollen ihre Forderungen daher eigenständig betreiben, da sie der Meinung sind, dass dies kostengünstiger ist. Oftmals ist diese Arbeit jedoch sehr mühselig und raubt nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Aus diesem Grund nutzen immer mehr Selbstständige und Freiberufler die Dienste eines Inkassobüros. Je nach Wunsch des Kunden kümmert sich ein Inkasso ab der ersten Mahnung um die offenen Rechnungen oder leitet auch nur gerichtliche Schritte ein. Ein Inkassobüro verfügt über die fachliche Expertise, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Der Unternehmer übergibt die Angelegenheit dem Inkasso und dieses leitet alle weiteren erforderlichen Maßnahmen ein.

Konsequentes Einfordern offener Rechnungen ist existenzsichernd

Für Unternehmer ist ein konsequentes Forderungsmanagement überlebenswichtig. Zahlungsunwillige Kunden können zur Gefahr werden, wenn Rechnungen zu spät oder gar nicht bezahlt werden. Eine ausgewogene Balance zwischen Einnahmen und Ausnahmen sorgt für einen gesunden Geldfluss und sichert die Existenz. Bei besonders hartnäckigen, zahlungsunwilligen Kunden hilft oftmals nur die Einleitung gerichtlicher Schritte und die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers. In der Mehrzahl der Fälle reicht jedoch bereits eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung, damit Sie zu Ihrem Geld kommen. Freundliches Durchsetzungsvermögen und konsequentes Handeln ist bei der Geltendmachung Ihrer Rechnungen unumgänglich.